Für eine Firmenfeier gilt im Grunde dasselbe wie für private Anlässe: Man sollte die Feste feiern, wie sie fallen – und vielleicht sogar noch etwas häufiger. Denn
Firmenevents sind von großer Bedeutung. Sie bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen, und stärken die emotionale Bindung zu Geschäftspartnern durch ein gelungenes gemeinsames Erlebnis. Daher ist es wichtig, die jeweilige
Veranstaltung frühzeitig zu planen und alle notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Je nach Art des Events sollte die
Einladung intern oder auch nach außen hin intensiv beworben werden, damit ausreichend Gäste teilnehmen. Überlegen Sie sich ein
Programm, das eine angenehme Atmosphäre schafft, alle Beteiligten einbezieht und einen bleibenden positiven Eindruck hinterlässt. Bei Unsicherheiten kann es hilfreich sein, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.
Ziele für Ihr Firmenevent festlegen
Ein Fest zu feiern macht Freude – doch ebenso sinnvoll ist es, Feiern gezielt mit einem bestimmten Zweck zu planen.
Betriebsfeiern fördern den Austausch unter Kollegen und ermöglichen Einblicke in persönliche Lebensbereiche. Solche Veranstaltungen müssen nicht immer groß sein; auch kleinere Gruppen oder einzelne Abteilungen können davon profitieren. Darüber hinaus gibt es Firmenevents für
Geschäftspartner und Kunden. Hier werden berufliche Themen besprochen, aber auch persönliche Gespräche geführt. Dadurch entstehen vertrautere Beziehungen auf einer neuen Ebene.
Den Charakter des Events bestimmen
Der Charakter der Veranstaltung sollte dem Anlass angemessen sein. Eine Betriebsfeier oder ein Weihnachtsfest dient vor allem der Unterhaltung, dem Kennenlernen und dem gemeinsamen Vergnügen unter Kollegen. Handelt es sich um ein berufliches Treffen mehrerer Abteilungen, die sich bislang wenig kennen, benötigt man mehr Raum und eventuell externe Unterstützung durch Coaches oder Seminarleiter. Auch Treffen mit Geschäftspartnern oder Kunden erfordern eine sorgfältige
Planung. Ein Gala-Dinner stellt andere Anforderungen an
Location und Ausstattung als ein kleines Meeting mit Catering-Service. Prüfen Sie beispielsweise, ob für ein Firmenjubiläum genügend Platz im eigenen Haus vorhanden ist.
Checkliste für Ihr Firmenevent erstellen
Es empfiehlt sich, frühzeitig eine Checkliste mit allen wichtigen Fragen und Antworten anzulegen, um nichts zu übersehen.
Was möchten Sie mit dem Event erreichen?
- Geht es darum, Mitarbeiter zu motivieren, oder möchten Sie einen entspannten Meet-and-Greet-Nachmittag für Geschäftspartner organisieren?
Wen laden Sie ein?
- Nur enge Vertraute? Mitarbeiter mit ihren Partnern? Oder eine bestimmte Kundengruppe?
Welche Location ist geeignet?
- Der Veranstaltungsort sollte nicht nur von der Größe her passen, sondern auch vom Ambiente. Zudem ist zu klären, ob Übernachtungsmöglichkeiten benötigt werden oder eine gute Verkehrsanbindung wichtig ist.
Wann soll das Event stattfinden?
- Berücksichtigen Sie dabei den Terminkalender Ihrer Gäste – in der Vorweihnachtszeit sind manche Geschäftskunden schwer erreichbar, Studenten sind während der Semesterferien meist abwesend.
Wie hoch ist Ihr Budget?
- Planen Sie nicht nur die Mietkosten für die Location ein, sondern auch Ausgaben für Dekoration, Personal, Werbung, Catering sowie gegebenenfalls Programmpunkte wie Gastredner oder Künstler.
Erstellen Sie einen Zeitplan!
- Mit bekanntem Termin können Sie wichtige Meilensteine festlegen: rechtzeitiger Versand der Einladungen, Erstellung des Programms sowie Buchung von Künstlern und Rednern.
Wer übernimmt welche Aufgaben?
- Stellen Sie ein Organisationsteam zusammen und delegieren Sie die einzelnen Punkte entsprechend den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Jedes Event erfordert eine individuelle Planung – dennoch gibt es grundlegende Regeln zu beachten.
Als erfahrener DJ für Firmenfeiern unterstütze ich Sie gerne bei der Organisation und helfe Ihnen dabei, eine passende Location zu finden. Kontaktieren Sie mich gerne.
